Digitale Prozesse,
die im Alltag funktionieren.
Ich unterstütze Organisationen dabei, digitale Workflows zu gestalten, die im Arbeitsalltag helfen – mit klaren Aufgaben, sinnvollen Entscheidungen und Systemen, die zusammenspielen.
Ausgangslage
Digitalisierung muss Arbeit einfacher machen – nicht nur digitaler.
Viele Organisationen haben bereits digitale Formulare, Fachverfahren und Plattformen im Einsatz. Trotzdem bleibt der Arbeitsalltag oft komplizierter, als er sein müsste.
Der Grund liegt häufig nicht in einem einzelnen System, sondern in den Übergängen: Informationen fehlen, Zuständigkeiten sind unklar und Vorgänge laufen nach dem digitalen Eingang wieder über E-Mail, Excel, Telefon oder manuelle Zwischenschritte weiter.
Der größte Hebel liegt deshalb oft nicht in einem weiteren Tool, sondern darin, Formular, Workflow, Zuständigkeiten, Entscheidungen und Systemübergaben gemeinsam zu denken.
Vorgehen
Vom Arbeitsalltag zum funktionierenden digitalen Workflow
Ich beginne nicht mit der Software, sondern mit dem Arbeitsalltag – den Aufgaben, Entscheidungen, Übergaben und Systemen, die am Ende zusammenspielen müssen.
Strukturieren
Umsetzen
- Alle relevanten Beteiligten an einen Tisch holen
- Tatsächlichen Ablauf statt nur dokumentierten Soll-Prozess erfassen
- Aufgaben, Rückfragen und Wartezeiten sichtbar machen
- Systembrüche, Medienbrüche und manuelle Umwege erkennen
- Aus dem Ist-Ablauf einen verständlichen Zielprozess machen
- Aufgaben, Freigaben und Entscheidungen klar einordnen
- Festlegen, wo Menschen eingebunden bleiben und wo Automatisierung entlastet
- Zuständigkeiten, Vertretungen und Eskalationen sauber abbilden
- Übergänge zwischen Bereichen und Systemen vereinfachen
- unnötige Schleifen, Medienbrüche und manuelle Umwege reduzieren
- Digitale Formulare und Aufgabenansichten umsetzen
- Workflows mit klaren Zuständigkeiten und Entscheidungen entwickeln
- Automatisierte Schritte und Benachrichtigungen einbauen
- Bestehende Systeme und Datenquellen integrieren
- Lösung dokumentieren und nachvollziehbar übergeben
- Anpassungen im laufenden Betrieb ermöglichen
Leistungen
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Prozesse analysieren
Ich nehme bestehende Abläufe auf und mache sichtbar, wo Aufwand, Verzögerungen, Medienbrüche oder unnötige manuelle Schritte entstehen. Dabei betrachte ich nicht nur den dokumentierten Soll-Prozess, sondern vor allem den tatsächlichen Arbeitsalltag.
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Aufgaben und Entscheidungen klar abbilden
Ich gestalte digitale Workflows so, dass Aufgaben, Freigaben, Rückfragen und Entscheidungen nachvollziehbar im Prozess abgebildet sind. Human-Workflow-Design heißt für mich, Menschen dort bewusst einzubinden, wo Prüfung, Verantwortung oder fachliche Bewertung gebraucht wird.
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Digitale Abläufe konzipieren und strukturieren
Ich entwickle aus dem bestehenden Ablauf einen klaren Zielprozess, der fachlich sinnvoll, technisch realistisch und für Anwenderinnen und Anwender verständlich ist. Dazu gehören Rollen, Verantwortlichkeiten, Systemlogik, Nutzerführung und eine realistische Umsetzungsplanung.
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Workflows, Anwendungen und Integrationen umsetzen
Ich setze digitale Workflows, Formulare, Aufgabenansichten, Schnittstellen und webbasierte Anwendungen technisch um. Je nach Anforderung arbeite ich mit bestehenden Plattformen, Low-Code-Werkzeugen oder individueller Entwicklung.
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Umsetzung und Einführung begleiten
Ich begleite Digitalisierungsprojekte von der Abstimmung bis zur Einführung im laufenden Betrieb. Dazu gehören Koordination zwischen Fachbereich, IT und Dienstleistern, nachvollziehbare Übergaben, Anpassungen und die Stabilisierung der Lösung im Arbeitsalltag.
Profil
Prozessverständnis trifft technische Umsetzungserfahrung.
Mein Name ist Arne Ortmann. Als freiberuflicher IT- und Prozessberater unterstütze ich Organisationen dabei, gewachsene Abläufe zu strukturieren und in funktionierende digitale Workflows zu überführen.
Mein Schwerpunkt liegt auf digitalen Prozessen, in denen Aufgaben, Entscheidungen und Systeme sauber zusammenspielen. Viele Abläufe lassen sich nicht vollständig automatisieren. Sie brauchen klare Zuständigkeiten, verständliche Aufgaben, nachvollziehbare Entscheidungen, Vertretungen und Rückfragen, die im Workflow sauber abgebildet sind.
Die Grundlage dafür bilden mein Studium im Wirtschaftsingenieurwesen und meine mehrjährige praktische Erfahrung in der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dadurch verbinde ich organisatorisches Prozessverständnis, technische Umsetzungskompetenz und Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Fachbereichen, IT und externen Dienstleistern.
Ich arbeite an der Schnittstelle zwischen Fachbereich, IT, Projektsteuerung und technischer Umsetzung. Dabei strukturiere und begleite ich Digitalisierungsprojekte von der ersten Analyse bis zur Umsetzung – mit klaren Zielen, abgestimmten Verantwortlichkeiten und verlässlicher Koordination zwischen den Beteiligten.
Meine Erfahrung liegt vor allem in Workflow-, Formular- und Integrationslösungen im Microsoft- und Nintex-Umfeld. Ergänzend nutze ich moderne Webtechnologien für Frontend und Backend und bringe Erfahrung in der Systemintegration mit, etwa über REST APIs, Keycloak, Microsoft Active Directory sowie Datenbanken wie PostgreSQL und Microsoft SQL Server.
Im öffentlichen Sektor kenne ich Anforderungen rund um Bürgerformulare, digitale Antragsbearbeitung, OZG-nahe Prozesse und die Anbindung von Fachverfahren.
Entscheidend ist für mich, dass digitale Lösungen nicht nur technisch funktionieren, sondern den Menschen im Arbeitsalltag wirklich helfen. Sie müssen verständlich sein, verlässlich laufen und echten Aufwand reduzieren.
- Geschäftsprozesse analysieren, vereinfachen und digital abbilden
- Digitale Workflows, Formulare und Systemlösungen konzipieren
- Aufgaben, Entscheidungen, Freigaben und Vertretungen sauber in digitale Abläufe integrieren
- Digitalisierungsprojekte strukturieren, koordinieren und in die Umsetzung bringen
- Schnittstelle zwischen Fachbereich, IT, Entwicklung und externen Dienstleistern übernehmen
- Technische Lösungen mit Low-Code-Plattformen, Workflow-Systemen, Webanwendungen und Schnittstellen umsetzen
- Erfahrung mit Microsoft 365, SharePoint, Nintex, REST APIs, Keycloak, Active Directory, Datenbanken und OZG-nahen Prozessen
Lassen Sie uns über Ihr Digitalisierungsvorhaben sprechen.
Sie möchten Abläufe digitalisieren, bestehende Lösungen verbessern, Systeme verbinden oder ein Digitalisierungsprojekt strukturiert in die Umsetzung bringen? Schreiben Sie mir gerne eine kurze Nachricht. Ich melde mich persönlich zurück.